Datenschutzerklärung

Stand: 2. September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Kim Hauzel
handelnd unter SERENARA
Johannisberger Straße 46
65375 Oestrich-Winkel
Deutschland

E-Mail: kontakt@serenara.io
Telefon: +49 30 82683538

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden sowie zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist oder eine andere Rechtsgrundlage besteht.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit wir für eine Verarbeitung eine Einwilligung einholen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.

3. Hosting der Website

Diese Website wird bei der

STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin
Deutschland

gehostet.

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:

• aufgerufene Seite bzw. Datei,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• übertragene Datenmenge,
• Browsertyp und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem,
• Referrer-URL,
• Zugriffsstatus bzw. HTTP-Statuscode sowie
• Informationen zur Netzwerkverbindung und IP-Adresse.

Die Verarbeitung dieser Daten ist erforderlich, um die Website technisch auszuliefern sowie ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, zuverlässigen und technisch fehlerfreien Bereitstellung unseres Internetangebots.

STRATO anonymisiert nach eigenen Angaben in den für Hostingkunden bereitgestellten Logfiles Hostnamen bzw. IP-Adressen der Websitebesucher. Die über das STRATO-Hosting abrufbaren Logfiles werden für die letzten sechs Wochen bereitgestellt.

Mit STRATO besteht, soweit erforderlich, eine Vereinbarung über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Verschlüsselte Übertragung

Unsere Website wird über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung bereitgestellt.

Die Verschlüsselung dient dazu, Daten, die zwischen Ihrem Browser und unserem Server übertragen werden, gegen unbefugte Kenntnisnahme durch Dritte zu schützen.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Informationen. Hierzu gehören regelmäßig:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• gegebenenfalls Unternehmen,
• gegebenenfalls Telefonnummer und
• der Inhalt Ihrer Nachricht.

Erfolgt Ihre Anfrage im Zusammenhang mit der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung und Beantwortung der an uns gerichteten Anfrage.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstige berechtigte Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

6. Kontaktformular

Auf unserer Website stellen wir ein Kontaktformular bereit.

Dabei können folgende Angaben verarbeitet werden:

• Name,
• Unternehmensname,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer und
• Angaben im Freitextfeld „Worum geht's?“.

Die über das Kontaktformular eingegebenen Daten werden über die von uns bei STRATO betriebene Website verarbeitet und an kontakt@serenara.io übermittelt.

Wir verwenden für das Kontaktformular derzeit keinen externen Formularanbieter.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls zur Vorbereitung eines Vertragsverhältnisses.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten Bearbeitung von Anfragen.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie zur Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Bitte übermitteln Sie über das Kontaktformular keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, insbesondere keine Gesundheitsdaten.

7. Kontaktaufnahme per Telefon und KI-Telefonassistenz

Unter der auf unserer Website angegebenen Telefonnummer kann eine KI-gestützte Telefonassistenz eingesetzt werden.

Hierfür nutzen wir Leistungen der

fonio GmbH
Wien
Österreich

Die KI-Telefonassistenz wird zu Beginn des Gesprächs als solche kenntlich gemacht.

Bei der telefonischen Kommunikation können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Telefonnummer des Anrufers,
• Datum und Uhrzeit des Anrufs,
• technische Verbindungsdaten sowie
• die zur Bearbeitung des Anliegens erforderlichen Gesprächsinhalte.

Die Sprachverarbeitung erfolgt, damit der KI-Telefonassistent das Anliegen verstehen und darauf reagieren kann.

Eine dauerhafte Aufzeichnung des Gesprächs erfolgt nur, soweit dies für den jeweiligen Anwendungsfall ausdrücklich vorgesehen und rechtlich zulässig ist. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt eine Aufzeichnung erst auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung.

Bei der derzeit für die öffentliche SERENARA-Demo vorgesehenen Konfiguration findet keine dauerhafte Gesprächsaufzeichnung statt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Anruf der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient. Bei allgemeinen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten und zeitnahen Erreichbarkeit sowie Bearbeitung eingehender Anfragen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch fonio stellt fonio in seinen eigenen Datenschutzhinweisen bereit.

8. Kontaktaufnahme über WhatsApp Business

Sie können uns freiwillig über WhatsApp Business kontaktieren.

Unsere WhatsApp-Business-Nummer lautet:

+49 30 82683538

Die Verknüpfung auf unserer Website ist als einfacher externer Link ausgestaltet. Beim bloßen Aufruf unserer Website wird dadurch keine Verbindung zu WhatsApp hergestellt. Erst wenn Sie den WhatsApp-Link aktiv auswählen bzw. WhatsApp öffnen, findet eine Kommunikation mit WhatsApp statt.

Anbieter für Nutzer in der Europäischen Region ist:

WhatsApp Ireland Limited
Merrion Road
Dublin 4
D04 X2K5
Irland

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere:

• Ihre Telefonnummer,
• Ihren bei WhatsApp verwendeten Namen bzw. Profilnamen, soweit sichtbar,
• den Inhalt Ihrer Nachricht,
• gegebenenfalls von Ihnen übermittelte Dateien, Bilder oder sonstige Inhalte sowie
• technische Kommunikations- und Zeitinformationen.

WhatsApp verarbeitet darüber hinaus Daten in eigener Verantwortung nach Maßgabe seiner Datenschutzrichtlinie.

WhatsApp gehört zur Unternehmensgruppe Meta. Im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes können personenbezogene Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. WhatsApp beschreibt hierfür unter anderem den Einsatz anerkannter Übermittlungsmechanismen wie Standardvertragsklauseln und, soweit einschlägig, Angemessenheitsmechanismen.

Persönliche Nachrichten und Anrufe über WhatsApp werden nach Angaben von WhatsApp Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Die Kommunikation mit uns über WhatsApp ist freiwillig. Sie können uns alternativ jederzeit per E-Mail oder über das Kontaktformular erreichen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung durch uns ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Kontaktaufnahme der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient. Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bitte übermitteln Sie uns über WhatsApp keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich und rechtlich vorgesehen ist.

9. Externe Live-Demo über fonio

Auf unserer Website können wir Ihnen die Möglichkeit anbieten, die KI-Telefonassistenz NARA über eine externe Demo von fonio auszuprobieren.

Die Demo wird nicht automatisch beim Aufruf unserer Website geladen. Erst wenn Sie den entsprechenden Link aktiv auswählen, verlassen Sie unsere Website und wechseln zu einer von fonio bereitgestellten Internetseite.

Anbieter ist:

fonio GmbH
Wien
Österreich

Auf der von fonio bereitgestellten Seite können technische Verbindungs- und Nutzungsdaten durch fonio verarbeitet werden.

Bei der von SERENARA bereitgestellten Demo-Konfiguration erhält SERENARA keine Gesprächsaufzeichnung aus dem Demo-Gespräch. Eine dauerhafte Audioaufzeichnung des Demo-Gesprächs ist derzeit nicht aktiviert.

Die weitere Verarbeitung auf der externen fonio-Plattform erfolgt nach Maßgabe der dort bereitgestellten Datenschutzinformationen.

10. Terminvereinbarung über fonio

Wir bieten Interessenten die Möglichkeit, über eine externe Buchungsseite von fonio ein Erstgespräch mit uns zu vereinbaren.

Die Terminbuchungsseite wird nicht automatisch beim Aufruf unserer Website geladen. Erst wenn Sie den entsprechenden Button auswählen, öffnet sich die externe Buchungsseite von fonio in einem neuen Browserfenster beziehungsweise Tab. Dabei wird eine Verbindung zu fonio hergestellt.

Im Rahmen einer Terminbuchung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer, soweit angegeben,
• Unternehmen, soweit abgefragt,
• gewünschter Termin sowie
• weitere freiwillige Angaben zur Terminvereinbarung.

Wir verarbeiten diese Daten zur Organisation und Durchführung des gewünschten Termins.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Terminvereinbarung der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient.

fonio wird im Rahmen der Terminbereitstellung als technischer Dienstleister eingesetzt. Weitere Informationen zur Verarbeitung auf der fonio-Plattform ergeben sich aus den dort bereitgestellten Datenschutzinformationen.

11. Google Kalender

Zur internen Organisation vereinbarter Termine können wir Google Kalender verwenden.

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich:

Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland

Bei der Übernahme eines vereinbarten Termins in unseren Kalender können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:

• Name des Ansprechpartners,
• Datum und Uhrzeit des Termins,
• E-Mail-Adresse,
• gegebenenfalls Telefonnummer sowie
• organisatorische Informationen zur Terminvereinbarung.

Wir beschränken die in Kalendereinträgen gespeicherten Informationen auf das für die Terminorganisation erforderliche Maß.

Die Verarbeitung erfolgt zur Organisation und Durchführung vereinbarter Termine auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Google kann im Rahmen seiner globalen Infrastruktur Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Google beschreibt hierfür entsprechende rechtliche Mechanismen für internationale Datenübermittlungen.

12. Externe Links und Partnerlinks zu fonio

Unsere Website enthält Links zu externen Internetseiten von fonio.

Einige dieser Links können Partner- bzw. Empfehlungslinks enthalten. Wenn Sie sich über einen entsprechend gekennzeichneten Partnerlink bei fonio registrieren oder dort einen Vertrag abschließen, kann SERENARA hierfür eine Provision von fonio erhalten.

Für Sie entstehen durch die Nutzung eines solchen Partnerlinks keine von SERENARA erhobenen zusätzlichen Kosten.

Beim bloßen Besuch unserer Website wird über einen normalen externen Link keine Verbindung zu fonio hergestellt. Erst mit dem aktiven Aufruf des Links verlassen Sie unsere Website und rufen die externe fonio-Plattform auf.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der externen Plattform richtet sich nach den Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters.

13. Lokale Schriftarten und lokale Medien

Auf unserer Website verwendete Schriftarten werden nach der derzeitigen Konfiguration lokal von unserem eigenen Webserver geladen.

Beim Aufruf der Website wird daher allein zum Laden dieser Schriftarten keine Verbindung zu externen Schriftartenanbietern wie Google Fonts hergestellt.

Auch die wesentlichen auf unserer Website verwendeten Bild- und Mediendateien werden nach Möglichkeit lokal über unsere eigene Hosting-Infrastruktur bereitgestellt.

14. Keine Webanalyse und kein Werbetracking

Zum derzeitigen Stand verwenden wir auf unserer Website keine Dienste wie Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag oder vergleichbare Analyse- bzw. Werbetrackingdienste.

Wir erstellen auf dieser Website derzeit keine personenbezogenen Nutzungsprofile zu Werbezwecken.

Sollten zukünftig Analyse-, Marketing- oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, werden wir diese Datenschutzerklärung und – soweit rechtlich erforderlich – unsere Einwilligungsverwaltung vor deren Einsatz entsprechend anpassen.

15. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website ist in der derzeitigen Konfiguration darauf ausgelegt, ohne einwilligungspflichtige Analyse- oder Marketingtechnologien auszukommen.

Soweit technisch notwendige Speicherungen oder Zugriffe auf Informationen in Ihrem Endgerät erforderlich sind, erfolgen diese ausschließlich zur Bereitstellung einer von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktion bzw. soweit dies gesetzlich zulässig ist.

Externe Dienste wie WhatsApp, fonio oder Terminbuchungsangebote werden nicht automatisch beim bloßen Seitenaufruf geladen, sondern erst infolge einer aktiven Handlung des Nutzers über einen entsprechenden Link oder Button aufgerufen.

16. Empfänger personenbezogener Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

Je nach Nutzung unserer Angebote können insbesondere folgende Empfänger bzw. Dienstleister betroffen sein:

• STRATO GmbH für Hosting und technische Infrastruktur,
• fonio GmbH für KI-Telefonassistenz, Demo- und Terminbuchungsfunktionen,
• WhatsApp Ireland Limited im Rahmen einer von Ihnen initiierten WhatsApp-Kommunikation,
• Google Ireland Limited bzw. verbundene Google-Unternehmen im Rahmen der Terminverwaltung über Google Kalender sowie
• Behörden, Gerichte, Steuerberater oder sonstige Berufsgeheimnisträger, soweit eine gesetzliche Verpflichtung oder eine andere Rechtsgrundlage hierfür besteht.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden – soweit gesetzlich erforderlich – Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

17. Übermittlung in Drittländer

Einzelne von uns eingesetzte Anbieter können Daten im Rahmen einer globalen technischen Infrastruktur außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, geeigneter Garantien wie den von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln oder einer anderen gesetzlich vorgesehenen Grundlage.

18. Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine konkrete Speicherdauer genannt wird, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Entfällt der Verarbeitungszweck, werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder andere rechtlich zulässige Gründe eine weitere Speicherung erforderlich machen.

Für handels- oder steuerrechtlich relevante Unterlagen gelten die jeweils anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

19. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist beim bloßen Besuch unserer Website grundsätzlich weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben.

Für die Bearbeitung einer Anfrage, die Terminvereinbarung oder den Abschluss eines Vertrags können bestimmte Angaben erforderlich sein. Ohne diese Angaben können wir die jeweilige Anfrage oder Leistung gegebenenfalls nicht bearbeiten bzw. erbringen.

20. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden im Rahmen dieser Website grundsätzlich keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

Der Einsatz einer KI-Telefonassistenz dient insbesondere der Kommunikation, Bearbeitung und Strukturierung von Anfragen und bedeutet nicht, dass Entscheidungen mit entsprechender rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung ausschließlich automatisiert getroffen werden.

21. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO sowie
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

22. Widerspruchsrecht

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen.

Soweit personenbezogene Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet werden sollten, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

Zur Ausübung Ihres Widerspruchsrechts genügt eine Nachricht an:

kontakt@serenara.io

23. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Für Unternehmen mit Sitz in Hessen ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Wilhelmstraße 7
65185 Wiesbaden
Deutschland

Telefon: +49 611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

Sie können sich grundsätzlich auch an eine andere nach den gesetzlichen Vorschriften zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

24. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Veränderung, unbefugten Zugriff und sonstige unzulässige Verarbeitungen zu schützen.

Dabei berücksichtigen wir insbesondere Art, Umfang, Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die jeweiligen technischen Möglichkeiten und Risiken.

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.